Behandling av personuppgifter inom SLU Artdatabanken

SLU Artdatabanken är ett kunskapscentrum inom SLU. En viktig del i verksamheten är att tillhandahålla och sprida kunskap och information om arter och naturtyper. Informationen erbjuds kostnadsfritt på webbplatser och genom digitala nyhetsbrev, samt genom försäljning av böcker, tidningsprenumeration och konferensverksamhet. SLU Artdatabanken delar också ut bidragsmedel till taxonomisk forskning, inventeringar samt vård och utveckling av svenska biologiska samlingar. 

Vi samlar in, lagrar och behandlar de personuppgifter som behövs för att vi ska kunna fullfölja våra åtaganden gentemot dig. Fullgörandet kan bestå i att t.ex. leverera den tjänst eller produkt som du beställt, genomföra kundadministration, kundvård och administration av forskningsansökningar och avtal. Det handlar om:

• kontaktinformation som namn, adress, telefonnummer och e-postadress för att leverera tjänst eller produkt som du beställt och vid köp av Nationalnyckeln att informera om kommande böcker 
• uppgifter om specialkost för deltagande i konferenser
• kontaktinformation som namn och e-postadress för att skicka nyhetsbrev eller annan information som du aktivt samtycker till att ta emot. 

SLU kommer även att behandla dina personuppgifter på de sätt som krävs för att SLU ska följa reglerna kring allmänna handlingar och myndigheters arkiv.

Vi lagrar personuppgifter så länge det är nödvändigt för att uppfylla ändamålen ovan. För att du ska kunna ta tillvara dina rättigheter enligt konsumentköplagen kommer personuppgifterna att lagras av oss i tre år. Om du inom tre år från senaste beställning gör en ny beställning kommer dina personuppgifter att sparas i ytterligare tre år.

Vi behandlar aldrig dina personuppgifter under en längre tid än vad som är tillåtet enligt tillämpad lag, förordning eller myndighetsbeslut.

Dina personuppgifter lagras också så länge det krävs enligt lagstiftningen om allmänna handlingar och myndigheters arkiv.

Dina personuppgifter lämnas ut till SLU:s samarbetspartners för att vi ska kunna fullfölja våra åtaganden gentemot dig. Samarbetspartners är till exempel leverantörer av konferensarrangemang och kundtjänst för bokförsäljning. Leverantörerna är personuppgiftsbiträden och deras behandling av personuppgifter är reglerat genom personuppgiftsbiträdesavtal med oss.

SLU kan komma att lämna ut dina personuppgifter till den som begär dem tillsammans med allmän handling, i enlighet med reglerna om allmänna handlingar, såvida inte de ska beläggas med sekretess.

När du köper en bok, beställer en publikation eller anmäler dig till en konferens är den rättsliga grunden för att vi behandlar dina personuppgifter uppfyllande av avtalet.

Den rättsliga grunden för att behandla personuppgifter i samband med ansökningar om finansiering av forskning är att en sådan behandling är nödvändig för att kunna få till stånd ett avtal om forskningsfinansiering.

För övrig kommunikation, till exempel kostnadsfria nyhetsbrev, är den rättsliga grunden ditt samtycke.

I övrigt behandlar SLU personuppgifterna så som krävs för att leva upp till kraven på myndigheters hantering och arkivering av allmänna handlingar, vilket är en uppgift av allmänt intresse enligt svensk lag.

Vi samlar in, lagrar, behandlar och tillgängliggör information, inklusive personuppgifter, för att främja naturvård och forskning samt sprida kunskap om arter och naturtyper.

Vi samlar in, lagrar, behandlar och tillgängliggör personuppgifter

• för att möjliggöra kvalitetsgranskning av information som rapporteras in till SLU Artdatabanken.
• för att enligt god publicistisk sed, och som ett led i kvalitetsdeklareringen, kunna korrekt namnge personer som har levererat fakta eller på annat sätt bidragit i arbetet med att producera publicerat innehåll.
• för att förse andra aktörer med kvalitetssäkrad data.
• för att utveckla och leverera välfungerande och högkvalitativa system kopplat till behovet av artinformation samt att stödja ändamålen i detta stycke.
• för att möjliggöra produktion av listor, analyser och statistik.
• för att möjliggöra inloggning och hantering av användarkonton.
• för att möjliggöra kontakt mellan användare.

Vi behandlar eventuella personuppgifter som användare själva väljer att lämna. Rapportörens namn publiceras när ett fynd rapporteras till Artportalen.

SLU kommer även att behandla dina personuppgifter på de sätt som krävs för att SLU ska följa reglerna kring allmänna handlingar och myndigheters arkiv.

Dina personuppgifter kopplade till publicerad information lagras så länge det finns behov av att ha personuppgifter kopplade till informationen.

Dina personuppgifter lagras också så länge det krävs enligt lagstiftningen om allmänna handlingar och myndigheters arkiv.

Dina övriga personuppgifter, kopplade specifikt till ditt konto vid SLU Artdatabanken, lagras så länge som ditt konto är aktivt.

Vissa personuppgifter om rapportör/kontohavare visas publikt i tjänsterna och utlämnas även via API:er eller manuellt till andra myndigheter, ideella föreningar och andra aktörer. Dessa uppgifter har lämnats enligt gällande användarvillkor (se länk ovan) som godkänns av kontohavaren.

De personuppgifter som kontohavare själv har valt att synliggöra blir även tillgängliga för andra inloggade kontohavare.

Via SLU Artdatabankens webbapplikationer kan för- och efternamn samt postort med koppling till fynduppgifter komma att överföras till användare internationellt.                   

SLU kan komma att lämna ut personuppgifter till den som begär dem tillsammans med allmän handling, i enlighet med reglerna om allmänna handlingar, såvida inte de ska beläggas med sekretess.

SLU Artdatabankens webbapplikationer tillhandahålls gratis till allmänheten. För att få tillgång till utökad funktionalitet, till exempel möjlighet att rapportera in och analysera observationsdata, måste man skapa ett användarkonto, som omfattas av Villkor för kontohavare. På detta sätt ingår kontohavaren ett avtal med SLU. SLU behandlar personuppgifter på de sätt som behövs för att uppfylla detta avtal.

Tillhandahållande av webbapplikationerna är dessutom en del i SLU:s arbete med fortlöpande miljöanalys, enligt förordningen (1993:221) om SLU, 1 kap. 1a §. SLU Artdatabankens specifika arbete beskrivs i dokumentet Instruktion för ArtDatabanken, SLU ua 2014.1.1.1-3204. Behandlingen av personuppgifter inom webbapplikationerna sker därför även för att uppfylla en uppgift av allmänt intresse.

I övrigt behandlar SLU personuppgifterna så som krävs för att leva upp till kraven på myndigheters hantering och arkivering av allmänna handlingar, vilket är en uppgift av allmänt intresse enligt svensk lag.