Arkivera, registrera & skydda information
Senast ändrad: 15 mars 2022
Här finns dokument och länkar som handlar om hur vi ska hantera den information som finns vid institutionen, t ex vad som ska arkiveras och registreras i diarieföringssystemet Public 360 eller hur vi hanterar informationen på ett säkert sätt.
Forskningsmaterial - hantering och bevarande
En stor del av det material som uppkommer i ett forskningsprojekt räknas som allmän handling och ska därmed hanteras och arkiveras enligt gällande regler.
Följande handlingar ska registreras i diariet och/eller arkiveras:
- Administrativa handlingar (t ex ansökan, beslut, kontrakt, protokoll, ekonomisk slutredovisning), bevaras permanent
- Primärmaterial (t ex mätdata, enkäter), bevaras minst 10 år eller permanent
- Redovisningsmaterial (t ex artiklar, rapporter, avhandlingar, böcker), bevaras permanent
Mer information, lathundar och mallar hittar du under rubriken med samma namn nedan.
Nya rutiner från 2018 - datahanteringsplan
1 juli 2018 införde vi nya rutiner för hantering och bevarande av forskningsdata. När du fått anslag för ett nytt projekt ansvarar du som projektledare för att:
- fylla i en ”datahanteringsplan (vers 2020-xx-xx)” och lämna in den för registrering i diariet samtidigt som du ansöker om en projektkod
- följa instruktionerna i dokumentet ”Praktiska anvisningar för hantering av digitalt forskningsmaterial i början av projektet och vid avslut”
Varför ska vi göra det här?
De nya rutinerna införs dels för att säkerställa att information som samlas in hanteras på ett säkert sätt, så att den inte försvinner eller hamnar i fel händer. Dels för att bättre kunna dela den information som kan spridas till allmänheten och forskarsamhället. Detta kommer att möjliggöra fler longitudinella och historiska studier i framtiden.
SLU arbetar just nu med ett nytt system, Tilda, som syftar till att hantera och bevara forskningsdata. Tilda blir unikt i sitt slag. Där ges möjlighet att publicera rådata, analyser och forskningsmaterial så att det blir tillgängligt för andra, vilket troligen kommer att ställas som krav av allt fler finansiärer i framtiden. Samtidigt gör Tilda det lättare för oss att fullfölja de lagkrav som redan idag ställs på arkivering och hantering av forskningsmaterial.
Innan Tilda är på plats rekommenderar vi att du publicerar data i Svensk Nationell Datatjänsts (SND) katalog för tillgängliggörande av forskningsdata. SND-katalogen uppfyller de flesta krav som tidskrifter ställer på datarepositorier i samband med publicering av till artiklar underliggande data. Tänk på att din institution fortfarande ansvarar för att data arkiveras även om de publiceras hos SND.
Att sprida och tillgängliggöra forskningsmaterial är en viktig demokratisk fråga. Universiteten har en viktig roll i att tillhandahålla kvalitetssäkrad information som kan utgöra underlag för nya studier, policybeslut och utredningar.
Arbetet med hantering och bevarande av forskningsdata ger alla forskare anledning att reflektera kring frågor som har att göra med metodologi, etik och informationssäkerhet:
- Har du lovat dina informanter att de ska vara anonyma? Hur säkerställer du att information om informanterna inte sprids på ett sätt som kan skada dem?
- Hur skulle ditt forskningsprojekt påverkas av att din dators hårddisk kraschar eller utsätts för en IT-attack så den blir obrukbar?
- Hur skulle du hantera att en artikel du skrev 2011 blir ifrågasatt och du måste redovisa och verifiera rådata och analyser som ligger bakom dina slutsatser?
- Skulle du kunna ha nytta av en databas med rådata från exempelvis intervjustudier utförda för tjugo år sedan eller sammanställningar av historiskt källmaterial?
Mer information, lathundar & mallar
Läs mer om...
» Arkivera och publicera forsknings- och miljöanalysdata
» Informationshantering - arkivering och bevarande
» Dataskydd och personuppgifter
» God forskningssed, Vetenskapsrådet 2017
Praktiska anvisningar, lathundar och mallar
» Handbok för hantering av forskningsmaterial
Datahanteringsplan
Lagring av elektroniska forskningsdata
- Kan jag använda t ex Dropbox för att dela och lagra elektroniska data i mitt projekt?
Nej, privata konton på externa molntjänster som t ex Dropbox eller Google Drive är inte säkra för delning och lagring av elektroniska forskningsdata under projektets gång, eftersom SLU inte kan hjälpa dig med några säkerhetskopior. Använd Microsoft OneDrive via ditt SLU-konto (ej för lagring av personuppgifter), Sharepoint eller en låst mapp på Server P eller U. Kontakta David Halim om du behöver hjälp med Server P eller Sharepoint.
- Hur gör vi när vi samarbetar med externa parter och de föreslår eller kräver att vi delar data och arbetar i en lösning som inte finns med på vår lista över godkända verktyg?
Behåll lugnet och stå emot. Samarbetsformerna bör vara definierade i avtalet med den externa parten. Och den föreslagna nya lösningen kanske måste godkännas även hos dem.
Lämna publikationer till arkivet
Publikationer i pappersform lämnas till institutionens administration (Karen Gould Ekström).
Elektroniska publikationer deponeras direkt i aktuell mapp på vår server P:\Till arkivet.