Som nyanställd vid institutionen

Följande ska genomföras under introduktionen (skriv gärna ut och bocka av vartefter)

• Lämna blanketten med anhöriguppgifter till administrativa chefen Marithe Lindelöf 
• Anmäl till Swedbank, bankkonto för löneutbetalning (fr.o.m. 2023-05-01)
• Bli presenterad för personal på min egen avdelning
• Gå runt och se institutionens lokaler och de gemensamma utrymmena
• Gå igenom tekniska/administrativa rutiner (nycklar, larm, posthantering, mm)
• Bli presenterad för den tekniska/administrativa (TA) personalen - länk till lista på TA-personal vid institutionen
• Bli presenterad för institutionens lika villkorsombud (Johanna Bergman Lodin & Linley Chiwona Karltun) samt för skyddsombudet vid institutionen (vakant)
• Bli presenterad för någon av institutionen utrymningsledare  och ta del av husets utrymningsplaner samt var sjukvårdsmaterial och hjärtstartare finns.
• Få en arbetsplats
• Få dator+lösenord till SLU:s nätverk (AD) & ta del av IT-policydokument för SOL och SLU
• Få ett telefonnummer (en anknytning)
• Få ett konto under U: (min personliga servermapp)
• Få ett e-postkonto
• Fotograferas/leverera foto för presentation på SLU:s webb och i Outlook till institutionens kommunikatör Anni Hoffrén skicka e-post till: anni.hoffren@slu.se 
• Aktivera min egen CV-sida på SLU:s externa webbplats. Läs mer om hur du aktiverar din CV-sida här 
  Har du frågor, kan du vända dig  till institutionens kommunikatör skicka e-post till: anni.hoffren@slu.se 
• Skicka ett e-postmeddelande till mina nya arbetskamrater, adressen sol-alla@slu.se, med en kort presentation
• Få en genomgång av institutionens intranät: www.slu.se/sol/internt 
• Få en genomgång av SLU:s medarbetarwebb: internt.slu.se & speciellt SLU:s introduktionsmaterial för nyanställda
• Få en genomgång av det personaladministrativa systemet Primula
• Registrera ev. bisyssla i Primula. Se dokumentet:  Riktlinjer för bisysslor vid SLU

Institutionen för stad och land (SOL)

Institutionen består av fem avdelningar:

AH - avdelningen för agrarhistoria: Länk till avdelningen för agrarhistorias webbsida

LAG - avdelningen för landsbygdsutveckling: Länk till avdelningen för landsbygdsutvecklings webbsida

LA - avdelningen för landskapsarkitektur: Länk till avdelningen för landskapsarkitekturs webbsida 

MK - avdelningen för miljökommunikation: Länk till avdelningen för miljökommunikations webbsida

SNF - Avdelningen för statsvetenskap och naturresursförvaltning: Länk till avdelningen för statsvetenskap och naturresursförvaltnings webbsida
med MI - enheten för miljöintegrering (inkl. Sidas helpdesk för miljö och klimatförändringar):  Länk till avdelningen för miljöintegrerings webbsida
och CBM - SLU Centrum för biologisk mångfald: Länk till Centrum för biologisk mångfalds webbsida

Samt den för alla gemensamma funktionen TA - teknik och administration: Länk till lista på medarbetarrna vid TA - Teknik och administration & Länk till intranätets administrationssida.

I institutionen ingår också centrumenheten:

CNV - SLU Centrum för naturvägledning: Länk till Centrum för naturväglednings webbsida

Alla avdelningar har en avdelningschef och håller avdelningsmöten.

Här hittar du en beskrivning av hur institutionen är organiserad i avdelningar och institutionsgemensamma organ »

Alla institutionens kontor ligger i Ulls hus. Du går in genom entrén på Ulls väg 27 (plan 2) och följer sedan trapporna till plan 3 och 4 där kontoren ligger. Alla student- och undervisningsutrymmen är placerade på entréplanet (plan 2).

» Här hittar du en karta över Ultuna Campus med institutionen utmärkt.

» Här hittar du ritningar av Ulls hus där du kan se var våra kontor och undervisningslokaler är placerade. 

Prefekter 

Stina Powell, prefekt, +4618672509, skicka e-post till: stina.powell@slu.se

Lars Johansson, ställföreträdande prefekt, +4618671914, skicka e-post till: lars.johansson@slu.se

Emma Butler, biträdande prefekt, +4618673381, skicka e-post till: emma.butler@slu.se

Teknisk och administrativ personal

Ekonomi & personal

Marithe Lindelöf, administrativ chef, +4618672348, skicka e-post till: marithe.lindelof@slu.se

Administrativt stöd till ledningsfunktionerna vid institutionen. Chef för delar av kansliet. Med i ledningsgrupp och prefektgrupp. Budgetarbete och bokslut, löpande bokföring och ekonomiuppföljningar. Handläggning av kontrakt och avtal. Kontaktperson för ekonomiavdelningen.

Petra Fabel, projektekonom, +4618672120, skicka e-post till: petra.fabel@slu.se

Ekonomisk uppföljning av projekt, kalkylering, redovisning till finansiärer, revisioner, internutbildning och tidrapporter.

Lisa Danielsson, ekonom, +4618671947, skicka e-post till: lisa.danielsson@slu.se

Ekonomisk uppföljning av projekt, kalkylering, redovisning till finansiärer, revisioner.

Farzaneh Lohrasbi, ekonom, +4618671920, +46735364004, skicka e-post till: farzaneh.lohrasbi@slu.se 

Ekonomisk uppföljning av projekt, kalkylering, redovisning till finansiärer, revisioner.

Elena Vallin, ekonom, +4618671000, skicka e-post till: elena.vallin@slu.se

Ekonomisk uppföljning av projekt, kalkylering, redovisning till finansiärer, revisioner.

Mesumbe Donatus, ekonom, +4618672399, skicka e-post till: mesumbe.donatus.ekaney@slu.se. 

Ekonomisk uppföljning av projekt, budgetkalkylering, redovisning till finansiär, revisioner, Proceedo.

Mona Olsson, ekonomiadministratör, +4618672135, skicka e-post till: mona.olsson@slu.se. 

Reseräkningar, timlöner och arvoden. Frågor om Primula.

Lena Karlsson , ekonom, +4618672748, skicka e-post till: lena.x.karlsson@slu.se. 

Ekonomisk uppföljning av projekt, kalkylering, redovisning till finansiärer, revisioner.

Ann Djurberg, personaladministratör, +4618672088, skicka e-post till: ann.djurberg@slu.se

Anställningsärenden, SINK-arvoden, svarar på lönefrågor.

Utbildningsadministration

Marlén Tälleklint, utbildningsadministratör, +4618672671, skicka e-post till: marlen.talleklint@slu.se

Registrering och uppdatering av information i Ladok, administrativt stöd för lärarna, arkivering av utbildnings- och forskningsmaterial.

Helen Arvidsson, utbildningshandläggare, studierektor grundutbildningen, +4618671995, skicka e-post till: helen.arvidsson@slu.se

Planering, genomförande och uppföljning av institutionens undervisning, samrådsfunktion, utveckling, samordning och utvärdering av institutionens kursutbud, internationaliseringsarbete på institutionsnivå, kontaktperson för grundutbildningsfrågor i SLU:s olika organ.

IT & teknik

David Halim, teknisk koordinator, +4618671900, skicka e-post till: david.halim@slu.se

Datorkonton, e-post, nätverket, hemkataloger, profiler, inköp av all datautrustning samt tillbehör, licenshantering, backup, IT-säkerhet, IT-stöd till alla anställda samt alla studenter, fackombud (ST).

Karen Gould Ekström, institutionsbiträde, +4618672688, skicka e-post till: karen.ekstrom@slu.se

Assisterar inom teknik och administration (allmän problemlösning), registrerar i Public360 (ärendehantering och arkivering) och administrerar personalens bokningar av massage.

Information

Anni Hoffrén, kommunikatör, +4618672581, skicka e-post till: anni.hoffren@slu.se

Produktion av informationsmaterial för webb och tryck, samt produktionsstöd vid utformningen av avhandlingar. Webbansvarig för institutionens webbtjänster. Admin för institutionens sociala medieplattformar. Teknisk redaktör för institutionens rapportserie.

Här har vi listat de administrativa system vi tror du kommer att använda flitigast i ditt arbete vid SLU. Gå in under respektive länk och bekanta dig med de olika miljöerna. Under varje punkt står vem du kan vända dig till för att få hjälp och svar på din frågor. OBS! Tänk på att för att använda systemen måste du vara inloggad på SLU:s nätverk och på Medarbetarwebben (din AD-inloggning).

Anmälan av serviceärenden: Här anmäler du när något behöver göras vad gäller din arbetsplats; ditt arbetsrum eller institutionens övriga lokaler i Ulls hus.

TimeEdit: Bokning av undervisningslokaler på hela Campus.
Fråga: studierektor grundutbildning Helen Arvidsson, +4618671995, skicka e-post till: helen.arvidsson@slu.se

Outlook: Programmet vi använder för e-post, gemensam kalender för hela institutionen, bokning av möten och av möteslokaler i Ulls hus. De finns installerat på din arbetsdator men också tillgängligt genom en webb-applikation, se Webbmejl.
Fråga: teknisk koordinator, David Halim, +4618671900, skicka e-post till: david.halim@slu.se

Personliga CV-sidor: Läs hur du aktiverar in personliga CV-sida på SLU:s externwebb
Fråga: kommunikatör,  +4618672581, skicka e-post till: anni.hoffren@slu.se

Primula: I Primula hanterar du ledigheter, semester, sjuk- och friskanmälan, läkemedelsersättningar,  lönespecifikation och reseräkningar
Fråga: personaladministratör Ann Djurberg, +4618672088, skicka e-post till: ann.djurberg@slu.se
För frågor kring reseräkningar kontakta ekonomiadministratör Mona Olsson, +4618672135, skicka e-post till sol-resor@slu.se

Proceedo: Inköp och leverantörsfakturor hanterar du här i Proceedo (behörighetskurs krävs)
Fråga: ekonom Mesumbe Donatus Ekaney, +4618672399, skicka e-post till: sol-proceedo@slu.se

SharePoint: I SharePoint (Arbetsplatsen) finns en gemensam arbetsyta för dokument & bokning av massage vid institutionen.
Fråga: teknisk koordinator, +4618671900, skicka e-post till: david.halim@slu.se

SLU:s protokoll: Här kan du läsa hur du når alla gemensamma protokoll från möten i SLU:s styrelse, fakulteter och nämnder.

SLUPub: I SLUPub (publikationsdatabas) registrerar du alla publikationer producerade vid institutionen.
Fråga: Personal på Ultunabiblioteket, +4618671103, skicka e-post till: biblioteket@slu.se

Institutionens protokoll: Protokoll från möten i arbetsgrupper vid stad och land hittar du på vår gemensamma server, i mappen P:\sol-alla\Ledning\Protokoll\ .
Fråga: teknisk koordinator, David Halim, +4618671900, skicka e-post till: david.halim@slu.se

Webbmejl: I webbmejl kommer du åt din e-post utan att vara inloggad på SLU:s nätverk.
Fråga: teknisk koordinator, David Halim, +4618671900, skicka e-post till: david.halim@slu.se

För att underlätta ditt arbete som lärare på grund- och avancerad nivå finns en rad administrativa stöd att tillgå. Här är en lista på de viktigaste sakerna att tänka på som ny lärare vid institutionen för stad och land.

• Boka in ett möte med institutionsstudierektor Helen Arvidsson, skicka e-post till: helen.arvidsson@slu.se för en genomgång av kursplan, ramschema för aktuell utbildning, kursbudget m.m.
• Boka in en introduktion till administrativt lärarstöd hos utbildningsadministratör Marlén Tälleklint, skicka e-post till: marlen.talleklint@slu.se så får du en personlig genomgång av de flesta punkter nedan inklusive behörighet och introduktion till studiedokumentationssystemet Ladok, Länk till systemet Ladok.
• När du arbetar som lärare är det viktigt att gå igenom punkterna på sidan Grundutbildningsadministration här på vårt intranät. Där hittar du matnyttiga genvägar till webbsidor, system och dokument. Länk till sidan Grundutbildningsadministration på vårt intranät.

För att underlätta ditt arbete med forskningsprojekt finns en rad personer som stöttar dig som projektledare. Här är en lista på de viktigaste sakerna att tänka på som ny projektledare vid SOL.

Projektledarutbildning

Alla projektledare vid institutionen erbjuds en intern projektledarutbildning som tar upp en livscykel för ett projekt ur ett administrativt perspektiv. Utbildningen tar upp de viktigaste administrativa delarna av ditt forskningsprojekt som du som projektledare behöver känna till. Utbildningen tar ca två timmar och det är Petra Fabel som håller i den.

Administrativ personal runt projekthantering

Ansökningar, avtal, projektuppföljningar, rättelser, revision, rapportering till finansiär, avslut, m.m.

Petra Fabel (LA),  Mesumbe Donatus (LAG), Lisa Danielsson (tjl), Lena Karlsson (MK), Petra Fabel (MI), Elena Vallin (CNV, AH,  CBM)

Tidrapporter: Petra Fabel

Anställningar, sink-ansökan, sjukvårds- och läkemedelsersättning: Ann Djurberg

Reseräkningar, arvoden och timersättningar : Mona Olsson

Proceedoärenden: Mesumbe Donatus Ekaney

Publicering av projektwebbsida: Anni Hoffrén

Arkivering av vetenskapliga publikationer och rådata: Marlén Tälleklint

Diarieärenden: Karen Gould Ekström

Nya projektkoder och kontraktsfrågor: Marithe Lindelöf

Projektledarens ansvar

• Alltid kontakta projektekonom vid ansökan/anbud om extern finansiering.
• Känna till vilka krav finansiären ställer vid ansökningar och anbud.
• Upprätta en datahanteringsplan i samband med projektets start.
• Vara uppdaterad om vilka kostnader som får belasta projektet enligt kontraktet.
• Sköta tidrapportering så projektet kan belastas med korrekt lönekostnad.
• Ansvara för att kommunicera med kostnadsställe och projektkod när man har kontakt med administrationen och hantering av fakturor och reseräkningar.
• Regelbundet följa upp projektet ekonomiskt och initiera rättelser i bokföringen i samråd med projektekonom.

• Se till att rekvisitioner och faktureringar sker i rätt tid i samråd med projektekonom.
• Rapportera till finansiären enligt kontraktets tidplan tillsammans med projektekonom.
• Vara tillgänglig för frågor i de fall där projektet behöver revideras av extern revisor.
• Endast förbruka kostnader inom dispositionstiden.
• Vid behov skriftligen begära förlängd dispositionstid från finansiären.
• Slutrapportera vetenskapligt. Den ekonomiska rapporten sammanställs tillsammans med projektekonom.
• Lämna in original och kopior till administrationen, av dokument som kräver diarieföring och arkivering. Undantaget ansökningar, kontrakt, delrapporteringar och beslut som avser förändringar i kontrakt, dessa handlingar lämnas till projektekonom som i sin tur skickar dokumenten för diarieföring.

Anställning

På SLU:s medarbetarwebb finns en sida med allt du behöver veta kring din anställning; anställningsvillkor, arbetstider, löner, pensioner, hälsovård, försäkringar och bisysslor, mm.: till sidan "Min anställning": internt.slu.se/min-anstallning/  

Arbetsmiljö/Lika villkor

SOL har en arbetsgrupp som samordnar det systematiska arbetsmiljöarbetet tillsammans med skyddsombud, de fackliga representanterna och lika villkorsombudet: SAM-grupp - Arbetsmiljö. 
Prefekten (ytterst ansvarig för arbetsmiljön vid institutionen) kallar till möten ca 4 ggr/år. Protokollen finns tillgängliga på vår Share point (Arbetsplatsen). Läs mer här om vilka som ingår i gruppen.

• Sidan om SLU:s arbetsmiljöarbete
• Sidan om NJ-fakultetens lika villkorsarbete

GDPR

Institutionen följer SU:s generella regler kring användning av foton på och personuppgifter om anställda. Här kan du läsa vad som gäller kring GDPR

 Informationskanaler

• Anslagstavlor i våra lokaler i Ulls hus finns några anslagstavlor som används för intern information:
  - en institutionsgemensam utanför lunchrummet på plan 3
  - en i varje post- och kopieringsrum (två på plan 3 och en på plan 4)
• CV-sidor 
  Alla anställda finns presenterade med bild och kontaktuppgifter på webben. Dessutom finns möjlighet att aktivera en personlig s.k. CV-sida. På SOL tycker vi det är mycket viktigt att alla medarbetare skapar en egen CV-sida.  Instruktioner om hur du aktiverar din CV-sida hittar du här.  
• Facebook
  SOL finns också på facebook, i form av en sluten grupp (Facebook-gruppen Grupp för interna frågor SOL, SLU) här är alla vid SOL välkomna!
• Kalendarier
  - Vi använder en gemensam kalender i Outlook för att samordna och informera om våra aktiviteter vid institutionen. Fråga vår tekniske koordinator om hjälp med att importera SOL-kalendern till ditt outlook: David Halim, +4618671900, skicka e-post till: david.halim@slu.se.
  - För annonsering utanför institutionen och SLU finns kalendariet på webben. Kontakta institutionens kommunikatör om detta: Anni Hoffrén, skicka e-post till: anni.hoffren@slu.se, +4618672581
• Mejlinglistor 
  Det finns listor för såväl alla som jobbar vid hela SLU som till särskilda arbetsgrupper vid institutionen:
  - sol-alla@slu.se riktar sig till alla vid SOL (du ingår automatiskt där)
  - alla avdelningar har en mejlinglista (sol-la-alla@slu; sol-lag-alla@slu.se, osv.)
  - funktionsmejl till grupper och projekt
  - mejl-adresser till studentgrupper för hela SLU
  Det går utmärkt att skapa fler mejlinglistor, exemplevis för alla postdoktorer vid insititutionen eller för avdelningschefer. Listorna underlättar diskussioner kring gemensamma frågor mellan intresserade och berörda personer samtidigt som de minskar det generella mejlflödet. Kontakta tekniske koordinatorn, David Halim, skicka e-post till: david.halim@slu.se, +4618671900, om du vill skapa en sån mejlinglista.
• Möten
  För att möjliggöra gemensamma aktiviteter hålls onsdagseftermiddagar undervisningsfria över hela SLU Uppsala.
  - Fika: kl. 10 och 15 träffas de som vill för en gemensam fika i lunchrummet på plan 3. Institutionen bjuder på kaffe/te/choklad.
  - Onsdagsmöte: varje onsdag kl. 10 hålls ett gemensamt fika med information i lunchrummet på plan 3. Institutionen bjuder på smörgås. Under fikat ger prefekt eller ställföreträdande prefekt information om vad som är på gång på institutionen och nyanställda eller besökande har möjlighet att presentera sig för alla.
  - Avdelningsmöten: alla avdelningar håller reglebundna möten - vanligtvis hålls dessa på onsdagar.
• Posthantering 
  Posten hämtas och lämnas 1 gång om dagen (10-tiden). SLU Postservice hanterar såväl utrikes som inrikes och intern post. 
• Servrar
  Vår tekniska koordinator David Halim, skicka e-post till: david.halim@slu.se, +4618671900, kommer att visa dig våra gemensamma servermappar vid SOL.
  - Alla anställda har en personlig mapp, vanligvis placerad under U:\
  - Vi har också gemensam servermapp där vi sparar dokument som vara tillgängliga för andra. Den ligger under P:/.
• Share Point
  Institutionen har en plattform kallad Arbetsplatsen som vi kan använda för samarbete utanför institutionen och för att göra dokument tillgängliga utan inloggning i SLU:s nätverk. De här dokumenten finns länkade till på vårt intranät.  
• Visitkort här kan du beställa visitkort

Miljöcertifiering

SLU är sedan 2016 miljöcertifierat enligt ISO 14001. 

• SOL:s egen introduktion till miljöarbetet 
• Webbsidan för SLU:s Miljöarbete ULL.

Svenska och engelska

SLU är ett parallellspråkigt universitet – vi använder både svenska och engelska i vårt arbete. Det innebär att mycket av den information vi producerar behöver översättas.

SOL har medarbetare från hela världen och vi håller därför de flesta av våra möten på engelska - när medarbetare som inte behärskar svenska närvarar. Ifall någon känner att de vill uttrycka sig på svenska så hjälps vi åt att översätta åt dem som inte förstår svenska än.

Meddelanden som riktar sig till hela institutionen ska skrivas på både svenska och engelska.

• Länk till sidan med SLU:s språkpolicy
• Länk till sidan med Svenska institutets gratis nybörjarkurser on-line i svenska 
• Länk till sidan med informaiton om översättninghjälp vid SLU

Ulls hus

Allt det praktiska kring våra arbetsplatser i Ulls hus (förutom datorerna) sköts av den gemensamma funktionen Service Ull. Kontorsmaterial (ett basutbud) finns i post- och kopieringsrummen

När det kommer till IT och datorer så sköts det av vår tekniska koordinator David Halim, +4618671900, skicka e-post till: david.halim@slu.se

.

• Allt om service för anställda i Ulls hus
• Bokning av lokaler i Ulls hus:
  - Mötesrum - bokas i Outlook här visas hur »,
    Frågor: vår tekniska koordinator David Halim, +4618671900, skicka e-post till: david.halim@slu.se
• - Undervisningslokaler - bokas i Kronox, här visas hur »
    Frågor: studierektor grundutbildning, Helen Arvidsson, +4618671995, skicka e-post till: helen.arvidsson@slu.se

 Beskrivning av SLU:s organisation

 Senaste siffror & fakta om SLU 

 SLU:s strategidokument 2021-2025 

 Sidan för nyanställda vid SLU (Min anställning på medarbetarwebben)

Som anställd vid en statlig myndighet omfattas man av många regelverk och förordningar. Det skiljer sig en hel del från att vara anställd inom den privata sektorn. Här nedan listas några av de områden som sannolikt kommer att beröra dig i ditt arbete:

• Representation (inköpshandboken) 
• Lagen om offentlig upphandling   
• Ramavtal  
• Bisysslor  
• Behörigheter och utbildning i inköpssytemet Proceedo

SLU:s webbutbildning "Vårt uppdrag – min roll som statsanställd inom universitet och högskola".

För att få veta om introduktionen fungerat för dig som nyanställd så ber vi dig att efter ca 1 månads anställning fylla i den här utvärderingen.

Du är naturligtvis välkommen när som helst med dina frågor och synpunkter.

Anni Hoffrén, kommunikatör, skicka e-post till: anni.hoffren@slu.se, +4618672581.

Länk till utvärderingen »