Så lagrar och säkerhetskopierar du vetenskapliga data vid SLU

Senast ändrad: 04 mars 2024

Det finns flera sätt att lagra vetenskapliga data säkert vid SLU. Den här guiden hjälper dig att navigera bland de olika alternativen.

Innehåll

  1. Innan du väljer lagringslösning behöver du känna till
  2. Support vid SLU
  3. Datalagringsalternativ vid SLU
  4. Faktorer att tänka på vid val av lösning för lagring och säkerhetskopiering
  5. Lagring, publicering, arkivering - vad är skillnaden?

Innan du väljer lagringslösning behöver du känna till

  • Att termen lagring i den här guiden syftar på lagring av arbetsfiler under ett projekts aktiva fas (se Lagring, publicering, arkivering - vad är skillnaden?)
  • Att data ska hållas säkra! Det innebär att du måste förhindra dataförlust och obehörig åtkomst.
  • Vilka som behöver tillgång till data. Samarbetar du med någon från en annan SLU-institution, eller med en extern partner? Är de från Sverige eller från ett annat land? Bör tillgången till data begränsas på grund av förekomst av persondata eller känslig information, eller avtal med externa partners eller studiedeltagare?
  • Huruvida dina data innehåller personlig eller känslig information, t.ex. var hotade arter finns. Om så är fallet måste du se till att uppgifterna förvaras säkert och att du följer lagar och förordningar.
  • Hur stora datamängder du behöver lagra. Ett enda Excel-ark eller terabyte med genetiska data?
  • Hur aktiva dina data är. Arbetar du för närvarande med dem eller planerar du att lagra dem under en längre tid?

Support vid SLU

Om du är osäker på någon av punkterna ovan, läs mer nedan, boka en tid för att prata data med DMS eller kontakta oss direkt (dms@slu.se) så hjälper vi dig! DMS (Data Management Support) är en enhet vid SLU-bibliotek som stödjer SLU-anställda i frågor som rör hantering av vetenskapliga data.

Datalagringsalternativ vid SLU

Faktorer att tänka på vid val av lösning för lagring och säkerhetskopiering

Det finns ett antal faktorer som påverkar var med vilken lösning för lagring av vetenskapliga data som är mest lämpad för ett specifikt projekt. På sidan datalagringsalternativ vid SLU  listas de egenskaper som respektive lösning har. Nedan presenteras mer information om varje faktor.

Åtkomst, delning och samarbete

Vem som ska kunna komma åt data är en viktig faktor att ta hänsyn till vid val av lagringslösning. Vilken lösning som är bäst när man delar data med en samarbetspartner beror på om partnern är från SLU eller från en annan organisation (och i så fall från EU, eller någon annanstans?).

För ett samarbetsprojekt med externa partners (dvs. utanför SLU) måste avtal om datahantering under och efter projektet finnas på plats från början, och inkludera uppgifter om vilken part som ska ansvara för arkivering av forskningsmaterial och vilken som ska vara personuppgiftsansvarig. Tänk på att den svenska arkivlagstiftningen skiljer sig från andra länders. Du behöver fundera över hur avtalen och (eventuellt) olika lagstiftning påverkar valet av lagringslösningar.

Säkerhet

För att avgöra hur data ska skyddas på rätt sätt bör du överväga konsekvenserna av att filer blir korrupta, förstörs eller förloras, samt vad som skulle hända om en obehörig person fick tillgång till dem.

Den fysiska lagringsplatsen påverkar hur säkra data är. Data kan lagras på SLU där lagringen förvaltas av SLU:s IT-avdelning. I vissa fall kan extern lagring vara en bättre lösning, men externa lösningar förvaltas av andra organisationer (dvs. inte av SLU). Lagringsplatsen är viktig att beakta vid samarbeten med andra universitet, myndigheter och privata företag samt vid förekomst av integritetskänsliga uppgifter. Enligt GDPR ska personuppgifter lagras inom EU.

  • Läs mer om informationssäkerhetsklassning enligt de tre aspekterna konfidentialitet, riktighet och tillgänglighet på SLU informationssäkerhets webbsidor: Informationssäkerhetsklassning.
  • Information från Svensk nationell datatjänst om datasäkerhet: Skydda data.

Känsliga data och personuppgifter

Personuppgifter är all slags information (alltså inte bara konfidentiell eller känslig information) som kan kopplas till en levande person. Att samla in och lagra personuppgifter är nödvändigt i många sammanhang för att en verksamhet ska fungera, och GDPR tillåter det, till exempel för ett universitet som bedriver forskning.

Data som innehåller personlig och känslig information kräver högre skyddsnivåer än data som inte innehåller sådan information. Alla personuppgifter måste hanteras med försiktighet, men om känsliga personuppgifter skulle röjas blir konsekvenserna för organisationen allvarligare. Därför är inte alla lagringslösningar tillåtna eller lämpliga för personuppgifter och känsliga uppgifter.

Kostnad

Vissa av lagringsalternativen vid SLU är tillgängliga för alla anställda utan kostnad, andra måste betalas av institutionerna eller projekten. Kostnaden varierar med bland annat säkerhetsnivå, åtkomst, volym och tilläggsfunktioner.

Det finns också kostnader att ta hänsyn till om persondata eller känsliga, konfidentiella uppgifter lämnas ut till fel personer. Även om det skett oavsiktligt kan SLU bli skadeståndsskyldigt.

Säkerhetskopiering

Säkerhetskopiering behövs för att skydda mot dataförlust på grund av fel i hårdvara, system och program, samt stölder med mera.  Säkerhetskopiorna av dina filer bör förvaras på en annan fysisk plats än huvudfilerna.

Om en viss lösning för säkerhetskopiering är lämplig för ett projekt beror också på huruvida data innehåller personuppgifter eller känslig information.

Versionskontroll

Ett versionskontrollsystem är ett verktyg för att hantera ändringar i datafiler. Versionshantering kan hjälpa dig att återställa data till en viss punkt, till exempel på grund av programvarufel eller misstag, och kan vara ett viktigt verktyg för god datahantering och förmågan att upprätthålla dataintegriteten.

Lagring, publicering, arkivering - vad är skillnaden?

Med lagring avses i den här guiden lagring av datafiler under ett projekts aktiva fas, när projektdeltagarna fortfarande behöver arbeta med dem. Data från forskning och miljöanalys bör också arkiveras. SLU:s datahanteringspolicy anger dessutom att vetenskapliga data från SLU ska göras öppet tillgängliga, till exempel genom ett repositorium om det inte finns särskilda skäl till att detta inte är möjligt. Läs mer via länkarna nedan.